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Der Kunde hat 100 € gezahlt, auf dem PayPal-Konto stehen 96,51 € – und Sie fragen sich, ob Sie 100 € oder 96,51 € als Umsatz buchen. Die Antwort entscheidet über Ihre Umsatzsteuer, und sie lautet: 100 €.
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PayPal Gebühren
PayPal Gebühren zu Lexware
PayPal-Gebühren in Lexware buchen
Viele suchen nicht nur nach einem PayPal-Import, sondern nach der richtigen Behandlung der Gebühren. Der Bank- oder PayPal-Saldo passt nur dann, wenn Bruttoumsatz, Gebühren, Rückzahlungen und Fremdwährungen getrennt nachvollziehbar bleiben.
Buchhaltungsproblem
Wer nur den Nettozufluss bucht, verliert die Verbindung zwischen Umsatz, PayPal-Gebühr und möglicher Rückerstattung. Das führt später zu Abstimmungsfehlern.
PayPal-Fälle, die getrennt gehören
Bruttoumsatz
Der Kundenzahlungsbetrag bleibt die Umsatzbasis und sollte nicht direkt um Gebühren gekürzt werden.
PayPal-Gebühr
Die PayPal-Gebühr gehört als eigene Kostenposition in die Buchhaltung.
Rückzahlungen
Refunds müssen den ursprünglichen Umsatz nachvollziehbar korrigieren.
Fremdwährungen
FX-Beträge und Umrechnungskurse müssen zum Buchungstag passen.
So buchen Sie PayPal-Gebühren praktisch
- 1. PayPal-CSV exportieren: Nutzen Sie einen Bericht mit abgeschlossenen Zahlungen, Gebühren und Währung.
- 2. Brutto und Gebühren trennen: Bank2Lexware bereitet getrennte Zeilen vor, statt Nettozuflüsse zu vermischen.
- 3. Rückzahlungen prüfen: Refunds und Gebührenrückerstattungen separat kontrollieren.
- 4. In Lexware importieren: Die vorbereitete CSV in ein geeignetes Konto importieren und Saldo prüfen.
Warum die Gebühr den Umsatz nicht mindern darf
Umsatzsteuerlich ist das Entgelt das, was der Kunde aufwendet – nicht das, was bei Ihnen ankommt. PayPal behält die Gebühr aus Ihrem Guthaben ein; das ist ein eigener Aufwand, kein Rabatt auf den Verkauf. Wer nur den Nettozufluss bucht, weist zu wenig Umsatz und zu wenig Vorsteuer-relevanten Aufwand aus. An einem Verkauf über 100 € sieht das so aus:
Erlös brutto (Kunde zahlt)100,00 €
davon 19 % Umsatzsteuer15,97 €
PayPal-Gebühr als eigener Aufwand3,49 €
Zufluss auf dem PayPal-Konto96,51 €
Buchen Sie stattdessen 96,51 € als Erlös, melden Sie rund 56 Cent zu wenig Umsatzsteuer – pro Verkauf. Bei ein paar hundert Transaktionen im Jahr ist das keine Rundungsdifferenz mehr, sondern eine Position, die bei einer Prüfung auffällt.
Behandeln Sie das PayPal-Konto wie ein Bankkonto
Der saubere Weg ist, PayPal in Lexware als eigenes Konto zu führen und nicht als Durchlaufposten des Girokontos. Dann gibt es drei getrennte Vorgänge: der Verkauf erhöht das PayPal-Konto um 100 €, die Gebühr mindert es um 3,49 €, und die spätere Überweisung aufs Girokonto ist ein reiner Umbuchungsvorgang ohne Ertrags- oder Aufwandswirkung. Der PayPal-Saldo in der Buchhaltung muss danach jederzeit mit dem echten PayPal-Kontostand übereinstimmen – das ist die Kontrolle, die den ganzen Monat trägt.
Erstattet PayPal eine Gebühr zurück – etwa bei einem stornierten Verkauf – gehört sie auf dasselbe Aufwandskonto mit umgekehrtem Vorzeichen, nicht auf ein Ertragskonto. Sonst bläht sich der Umsatz künstlich auf.
Häufige Fragen
Wie buche ich PayPal-Gebühren in Lexware?
PayPal-Gebühren sollten als eigene Kostenzeile oder eigener Aufwand erfasst werden, damit Umsatz und Zahlungsgebühr nachvollziehbar getrennt bleiben.
Warum stimmt PayPal nicht mit Lexware überein?
Häufig fehlen Gebühren, Rückzahlungen, Währungsumrechnungen oder alte Zeiträume im Import.
Kann Bank2Lexware PayPal-Gebühren splitten?
Ja. Der PayPal-Workflow bereitet Bruttoumsätze und Gebühren getrennt für den Lexware-Import vor.
Buche ich 100 € oder 96,51 € als Umsatz?
100 €. Umsatzsteuerlich zählt, was der Kunde aufwendet, nicht was nach Abzug der Gebühr bei Ihnen ankommt. Die 3,49 € PayPal-Gebühr sind ein eigener Aufwand. Wer den Nettozufluss als Erlös bucht, meldet dauerhaft zu wenig Umsatzsteuer.
Ist die PayPal-Gebühr mit Vorsteuer belastet?
In aller Regel nicht: Zahlungsverkehrsleistungen sind umsatzsteuerfrei, PayPal weist auf der Gebühr keine Umsatzsteuer aus. Buchen Sie sie deshalb ohne Vorsteuerabzug. Für Ihren konkreten Fall – etwa bei einem Konto außerhalb Deutschlands – sollte das Ihr Steuerberater bestätigen.
Wie behandle ich PayPal-Zahlungen in Fremdwährung?
Maßgeblich ist der Kurs am Tag der Leistung, nicht der Kurs, den PayPal beim späteren Umtausch anwendet. Die Differenz zwischen beiden ist ein Kursgewinn oder -verlust und gehört auf ein eigenes Konto – nicht in den Umsatz.
Funktioniert das genauso in lexoffice?
Ja. lexoffice heißt heute Lexware Office. Legen Sie PayPal dort ebenfalls als eigenes Konto an, statt die Zahlungen über das Girokonto laufen zu lassen – dann stimmen Saldo und Bankabgleich dauerhaft.