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Sie verkaufen über FBA, haben den Settlement-Report vor sich und suchen den Weg, aus dieser Datei eine Buchhaltung zu machen, die zum Bankeingang passt – ohne dafür dauerhaft zu viel Zeit oder Geld auszugeben.
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Amazon FBA
Amazon FBA zu Lexware
Amazon-FBA-Buchhaltung: welcher Weg passt?
Die Suche nach einer Rechnungssoftware für Amazon FBA führt meist am eigentlichen Problem vorbei. Nicht das Schreiben von Rechnungen ist der Engpass, sondern die Amazon-Abrechnung: Alle zwei Wochen kommt eine Auszahlung, hinter der Umsätze, mehrere Gebührenarten und Erstattungen stecken.
Buchhaltungsproblem
Der Settlement-Report ist kein Kontoauszug. Er lässt sich nicht direkt importieren, weil er Verkäufe, Gebühren, Werbekosten und Verrechnungen in einer einzigen Datei mischt.
Warum Amazon schwieriger ist als andere Kanäle
Bei einem gewöhnlichen Bankkonto entspricht jede Zeile einem Vorgang. Der Amazon-Settlement-Report funktioniert anders: Er ist eine Abrechnung, keine Umsatzliste. In einer Datei stehen nebeneinander Verkaufserlöse, Verkaufsprovisionen, FBA-Versandgebühren, zeitabhängige Lagergebühren, Werbekosten, Erstattungen und gelegentlich Verrechnungen aus früheren Zeiträumen.
Ein Bank-CSV-Import erwartet dagegen genau vier Dinge: Datum, Empfänger, Verwendungszweck, Betrag. Zwischen beiden liegt eine Übersetzungsleistung, und genau dafür existiert der Markt an Zusatzlösungen. Es ist kein Versäumnis Ihrer Buchhaltungssoftware – die beiden Datenformen passen schlicht nicht aufeinander.
Die Posten, die getrennt bleiben müssen
Verkaufsprovision
Prozentual je Kategorie, fällt bei jedem Verkauf an.
FBA-Gebühren
Versand und Verpackung, abhängig von Größe und Gewicht.
Lagergebühren
Zeitabhängig – auch für Ware, die sich nicht verkauft.
Lagergebühren sind die häufigste Fehlerquelle beim manuellen Aufbereiten, weil sie sich keinem Verkauf zuordnen lassen. Wer nur verkaufsbezogene Gebühren erfasst, findet am Jahresende eine Differenz, die sich nicht mehr auflösen lässt.
Drei Wege – und woran Sie erkennen, welcher passt
Die Auswahl hängt weniger am Umsatz als an der Zahl der Auszahlungen, Länder und Marktplätze. Alle drei Wege führen zu einer korrekten Buchhaltung; sie unterscheiden sich im laufenden Aufwand und in den Kosten.
Selbst aufbereiten. Settlement-Report exportieren, in Bruttoumsatz, Gebührenarten und Erstattungen aufteilen, als Sammelbeleg buchen. Keine laufenden Kosten, dafür ein regelmäßiger Handgriff.1 Kanal
Spezialisierte Dienste. Anbieter wie PayJoe oder Komplettlösungen wie Collmex setzen genau an dieser Übersetzung an. Automatisch, monatliche Gebühr, gebunden an die unterstützten Kanäle.ab 3 Kanälen
Steuerkanzlei übernimmt. Rohdaten weitergeben und aufbereiten lassen. Kein eigener Aufwand, dafür Honorar und längere Rückfrageschleifen.jedes Volumen
Ein grober Maßstab: Steht der Ablauf einmal, kostet die manuelle Aufbereitung etwa 15 bis 30 Minuten je Abrechnungszeitraum – bei 14-tägigen Auszahlungen also rund eine Stunde im Monat. Solange Sie darunter bleiben, trägt sich kein Abonnement. Kommen mehrere Länder mit OSS-Pflicht oder weitere Marktplätze dazu, kippt die Rechnung schnell.
Prüfen Sie bei kostenpflichtigen Lösungen vorab zwei Dinge: ob Ihre konkreten Marktplätze und Länder unterstützt werden, und ob das Ergebnis in dem Format ankommt, das Ihre Buchhaltung erwartet. Beides entscheidet mehr über den tatsächlichen Nutzen als der Funktionsumfang auf der Produktseite.
Die Kontrollrechnung, die jeden Weg prüft
Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, muss am Ende dieselbe Rechnung aufgehen:
Bruttoumsätze des AbrechnungszeitraumsAusgangsbasis
− alle Gebührenarten, je als eigener Aufwandgetrennt
− Erstattungen des Zeitraumszugeordnet
= Betrag der Bankgutschriftauf den Cent
Weil ein Abrechnungszeitraum fast immer über den Monatswechsel reicht, buchen Sie die Umsätze periodengerecht nach Verkaufsdatum und führen den noch offenen Betrag bis zur Gutschrift auf einem Verrechnungskonto. Dessen Saldo zeigt Ihnen jederzeit, was Amazon Ihnen noch schuldet – eine Zahl, die sonst niemand kennt und die zum Jahresabschluss in die Bilanz gehört.
Häufige Fragen
Warum lässt sich der Amazon-Settlement-Report nicht einfach importieren?
Weil er kein Kontoauszug ist. Ein Settlement-Report enthält Verkäufe, mehrere Gebührenarten, Erstattungen, Werbekosten und Verrechnungen in einer einzigen Datei – der Bank-CSV-Import einer Buchhaltung erwartet aber schlichte Kontoumsätze mit Datum, Empfänger, Verwendungszweck und Betrag. Der Report muss deshalb erst in Buchungslogik übersetzt werden.
Brauche ich eine spezielle Rechnungssoftware für Amazon FBA?
Nicht zwingend. Entscheidend ist nicht die Rechnungssoftware, sondern wie die Amazon-Abrechnung in die Buchhaltung kommt. Bei wenigen Auszahlungen im Monat genügt ein aufbereiteter Sammelbeleg. Bei hohem Volumen, mehreren Marktplätzen oder OSS-Pflicht spart eine spezialisierte Lösung so viel Zeit, dass sich die laufenden Kosten rechnen.
Was kostet mich der manuelle Weg wirklich?
Rechnen Sie mit etwa 15 bis 30 Minuten je Abrechnungszeitraum, wenn der Ablauf einmal steht – bei 14-tägigen Auszahlungen also rund eine Stunde im Monat. Steigt der Aufwand darüber, etwa durch mehrere Länder oder Marktplätze, ist das der Punkt, an dem sich ein Abonnement üblicherweise trägt.
Was muss am Ende herauskommen, egal welchen Weg ich wähle?
Bruttoumsätze getrennt nach Steuersatz und Land, jede Gebührenart als eigener Aufwand, Erstattungen zugeordnet – und eine Kontrollsumme, die exakt der Bankgutschrift entspricht. Geht diese Rechnung auf den Cent auf, ist die Aufbereitung vollständig. Fehlt eines davon, verschiebt sich die Arbeit nur in die Steuerkanzlei, wo sie teurer wird.
Wie behandle ich Lagergebühren ohne zugehörigen Verkauf?
Als eigenständigen Aufwand. Lagergebühren fallen zeitabhängig an, auch für Ware, die sich nicht verkauft hat, und lassen sich deshalb keinem Umsatz zuordnen. Sie sind der Posten, der beim manuellen Aufbereiten am häufigsten übersehen wird und am Jahresende eine unerklärliche Differenz hinterlässt.
Heißt es lexoffice oder Lexware Office?
lexoffice wurde in Lexware Office umbenannt – es ist dasselbe Cloud-Produkt. Viele Anleitungen und Anbieterbezeichnungen nutzen weiterhin den alten Namen. Davon zu unterscheiden sind die Desktop-Programme wie Lexware buchhaltung, die teilweise andere Importformate erwarten.