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Ihr Shopware-Shop läuft, die Bestellungen stimmen – aber auf dem Bankkonto kommen andere Beträge an, weil Stripe, Klarna oder Mollie gesammelt und nach Abzug auszahlen.
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Shop-Anbindung
Shopware zu Lexware
Shopware mit Lexware verbinden
Shopware kennt Ihre Bestellungen, aber nicht Ihre Gebühren. Die Zahlen, die am Ende in Lexware Office (früher lexoffice) stimmen müssen, entstehen beim Zahlungsanbieter – bei Stripe, Klarna, Mollie oder PayPal. Dort liegt auch die Datei, die den Bankabgleich rettet.
Buchhaltungsproblem
Shopware ist eine Shop-Software, keine Abrechnungsquelle. Wer nur Bestelldaten überträgt, hat Umsätze ohne Gebühren – und einen Bankabgleich, der nie aufgeht.
Nicht Shopware ist die Datenquelle, sondern der Zahlungsanbieter
Anders als bei gehosteten Marktplätzen gibt es bei Shopware keine zentrale Abrechnung. Shopware wickelt keine Zahlungen ab – das übernimmt die Payment-App, die Sie installiert haben. Für die Buchhaltung heißt das: Der Shop liefert Rechnungs- und Bestelldaten, das Geld und die Gebühren kommen von woanders.
Das erklärt die häufigste Verwirrung. Die Bestellübersicht in der Administration zeigt Bruttobeträge, auf dem Bankkonto landen andere Zahlen. Die Differenz entsteht vollständig beim Zahlungsanbieter und lässt sich in Shopware selbst gar nicht finden.
Aus Shopware
Bestellungen, Rechnungsnummern, Kunden, Steuersätze und Artikel.
Vom Zahlungsanbieter
Tatsächliche Eingänge, Gebühren, Auszahlungen und Rückerstattungen.
Vom Bankkonto
Die Sammelgutschrift als Kontrollsumme über beides.
Ein Konto je Zahlungsart – auch bei fünf Anbietern
Shopware-Shops bieten häufig mehrere Zahlungsarten parallel an, und genau das lässt die Buchhaltung unübersichtlich wirken. Tatsächlich verhalten sich alle Anbieter gleich: Jeder hält Geld für Sie, zieht seine Gebühr ein und überweist später einen Saldo. Das ist das Verhalten eines Bankkontos – und so gehört jeder Anbieter in Lexware angelegt.
Verkauf im ShopAnbieterkonto + brutto
Gebühr des AnbietersAufwand, Konto −
Rückerstattung an den KundenKonto −
Auszahlung aufs Girokontoreine Umbuchung
Die Kontrolle ist bei jedem Anbieter dieselbe: Der Saldo des Kontos in Lexware muss dem Stand im Dashboard des Anbieters entsprechen. Stimmt er, ist der Monat vollständig erfasst. Stimmt er nicht, ist die Differenz fast immer eine nicht gebuchte Gebühr oder eine übersehene Erstattung – und Sie wissen sofort, bei welchem Anbieter Sie suchen müssen, statt den ganzen Shop zu durchforsten.
Wo sich die Anbieter unterscheiden
Am Prinzip ändert sich nichts, an der Praxis schon. Klarna gewährt dem Kunden einen Zahlungsaufschub und tritt Ihnen gegenüber selbst als Schuldner auf – Ihre Forderung richtet sich ab dem Verkauf gegen Klarna, nicht gegen den Kunden. Stripe und Mollie leiten dagegen nur durch. Und die Auszahlungsrhythmen reichen von täglich bis monatlich, was bestimmt, wie viel zum Stichtag noch unterwegs ist und in die Bilanz gehört.
Häufige Fragen
Gibt es eine offizielle Shopware-Schnittstelle zu Lexware?
Shopware ist selbst gehostet und bringt keine feste Buchhaltungsanbindung mit. Die Verbindung entsteht über Plugins aus dem Shopware Store oder über Exporte. Welcher Weg passt, hängt weniger an Shopware als am eingesetzten Zahlungsanbieter, denn dort entstehen Gebühren und Auszahlungen.
Warum passt mein Shopware-Umsatz nicht zum Bankeingang?
Weil Shopware den Bestellwert kennt, aber nicht die Gebühr. Stripe, Klarna, Mollie oder PayPal behalten ihren Anteil ein und zahlen gesammelt aus. Die Differenz zwischen Bestellsumme und Gutschrift ist Aufwand und gehört getrennt gebucht – nicht als geringerer Umsatz.
Brauche ich pro Zahlungsart ein eigenes Konto in Lexware?
Ja, und es vereinfacht die Abstimmung erheblich. Jeder Anbieter hält Geld für Sie und hat einen eigenen Saldo. Nur mit einem eigenen Konto je Anbieter lässt sich der Stand in Lexware gegen das jeweilige Dashboard prüfen – das ist der schnellste Weg, eine Abweichung zu finden.
Wie behandle ich Kauf auf Rechnung in Shopware?
Zahlt der Kunde direkt auf Ihr Bankkonto, gibt es keinen Anbieter dazwischen und keine Gebühr. Die Zahlung erscheint einzeln auf dem Kontoauszug und lässt sich unmittelbar der Rechnung zuordnen – buchhalterisch der einfachste Fall. Achten Sie nur darauf, dass die Forderung bis zum Zahlungseingang offen geführt wird.
Was mache ich, wenn ich mehrere Zahlungsarten parallel anbiete?
Das ist der Normalfall und kein Sonderproblem. Legen Sie je Anbieter ein Konto an und behandeln Sie alle nach demselben Muster: Bruttoumsatz zu, Gebühr als Aufwand ab, Auszahlung aufs Girokonto als reine Umbuchung. Das Verfahren bleibt identisch, nur die Auszahlungsrhythmen unterscheiden sich.
Heißt es lexoffice oder Lexware Office?
lexoffice wurde in Lexware Office umbenannt – es ist dasselbe Cloud-Produkt. Viele Plugin-Bezeichnungen im Shopware Store und ältere Anleitungen nutzen weiterhin den alten Namen. Davon zu unterscheiden sind die Desktop-Programme wie Lexware buchhaltung, die teilweise andere Importformate erwarten.